識別,是指在數(shù)字環(huán)境中將文件與其他信息相區(qū)別的過程,其結(jié)果是電子文件身份的確立。電子文件的識別在概念上與傳統(tǒng)文件無異,但識別手段卻有很大程度的不同。在紙質(zhì)環(huán)境中,由于業(yè)務活動相對穩(wěn)定,不同業(yè)務職能之間邊界相對清...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件版本是指為完成同一業(yè)務目的,經(jīng)過一定流程而形成的并在內(nèi)容、形式、作用上有所不同的電子文件。常見的電子文件版本有: 電子公文的草稿、修改稿、送審稿、定稿,軟件Beta版、標準版、專業(yè)版等。版本的標識號是版本號...[繼續(xù)閱讀]

    業(yè)務活動過程中產(chǎn)生的電子文件版本繁多,不進行版本管理會造成電子文件難以整合,版本不統(tǒng)一會經(jīng)常導致使用錯誤版本現(xiàn)象,版本無法恢復會造成知識流失。電子文件版本控制的意義如下。(1)追蹤同一業(yè)務目的活動的過程即追蹤文...[繼續(xù)閱讀]

    首先,要確定需要開展版本控制的電子文件種類;其次,應明確每類文件版本控制的基本規(guī)則,要求將重要的版本留存下來而不是覆蓋原有版本,包括版本訪問控制權(quán)限、版本號編號規(guī)則、版本沖突解決機制、各版本的保管期限等; 最后...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件的分類,是指根據(jù)文件分類方案 (也稱分類體系) 規(guī)定的邏輯結(jié)構(gòu)、方法、程序規(guī)則,對電子文件進行系統(tǒng)的識別和整理,將其歸入相應的類別。分類是基礎(chǔ)性的、核心的電子文件管理活動。機構(gòu)內(nèi)所有的電子文件都應納入分類...[繼續(xù)閱讀]

    作為基礎(chǔ)性的、核心的文件管理業(yè)務活動,電子文件分類是對機構(gòu)業(yè)務活動的重要支撐,也是其長期保存的重要基礎(chǔ)。具體來講,電子文件分類的作用主要包括以下幾方面。(1)支持業(yè)務的有序開展文件是業(yè)務運行的工具和產(chǎn)物,按照業(yè)務...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件分類方案,也稱分類體系,是文件類目的有序集合,揭示各級文件類目及其相互關(guān)系。分類方案是指導電子文件分類的工具。按照比較經(jīng)典的理解,分類方案主要由各級類目組成,是個相對穩(wěn)定的體系。在分類方案的最低類目下...[繼續(xù)閱讀]

    文件分類有多種方法,包括職能分類法、組織機構(gòu)分類法、主題分類法和年度分類法等。其中,國際電子文件管理領(lǐng)域公認的分類方法是職能分類法,也稱 “基于職能的文件分類法”。該方法根據(jù)文件形成和使用的業(yè)務背景對文件進行...[繼續(xù)閱讀]

    (1)業(yè)務驅(qū)動原則業(yè)務驅(qū)動原則是業(yè)務驅(qū)動的管理理念在電子文件分類中的具體應用。它要求從形成文件的業(yè)務活動出發(fā)進行分類,關(guān)注形成和使用文件的業(yè)務背景,文件分類體系結(jié)構(gòu)的構(gòu)建以及分類類目的設(shè)置都要將業(yè)務活動的開展方...[繼續(xù)閱讀]

    捕獲 (capture),指將業(yè)務活動中生成或接收到的數(shù)據(jù)對象作為文件并與元數(shù)據(jù)一起保存到電子文件管理系統(tǒng)中的過程。捕獲是電子文件產(chǎn)生和應用之后才出現(xiàn)的新術(shù)語,應用在信息系統(tǒng)的環(huán)境中,與歸檔、登記存在密切關(guān)系。捕獲和歸檔...[繼續(xù)閱讀]